Errores más frecuentes en la redacción de una propuesta de Proyecto

¿Cómo escribir una propuesta a la altura?

Esta es la primera pregunta que nos surge. Gestionar adecuadamente un proyecto es una poderosa herramienta para generar competitividad sea cual sea el tamaño de tu empresa. Ser eficientes es lo que nos llevará a ser cada día a ser más competitivos y por lo tanto seguir avanzando y mejorando.

Pero el objetivo buscado no es sólo tener una propuesta a la altura sino también que sea de fácil compresión y evaluación por parte de los revisores, ya sea si la presentamos a una convocatoria de financiación pública o a un potencial inversor privado.

La segunda cuestión sería, ¿y qué necesitamos? Obviamente, para desarrollar una “propuesta matadora” de proyecto es necesario con ser ORGANIZADOS, disponer de una METODOLOGÍA O PAUTAS DE TRABAJO así como  PLANTILLAS que reduzcan el esfuerzo y tiempo  y, por último, disponer de PERSONAL MOTIVADO Y CUALIFICADO. 

<<Un esfuerzo significativo requiere de disciplina y una metodología. >>

En este trabajo hay dos puntos clave:
1.       Trabajo en equipo. Desarrollar una propuesta en consorcio requiere al menos de una media de 400 horas de trabajo.
2.       Tener en cuenta el baremo de  puntuación. Debemos seguir estrictamente los CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA CONVOCATORIA en cuestión.

<<Debemos hacer el trabajo más fácil a los revisores. Sólo las propuestas excelentes consiguen financiación. >>

Y ahora, teniendo en cuenta estas premisas, nos situamos en los principales errores que cometemos.

1.       Demasiado tarde para empezar a trabajar (es recomendable empezar antes de 3 meses de la fecha de finalización).

2.       Propuesta científica correcta, sin embargo con deficiente desarrollo industrial o aplicabilidad en el mercado.

3.       Se echan en falta sinergias con proyectos relacionados en marcha.

4.       Mala redacción, repetición o  descripción insuficiente.

5.       Propuesta no centrada, carente de puntos fuertes: modelos, conceptos, teoría, etc.

6.       El compromiso de algunos socios no queda claro.

7.       En el consorcio, la excelencia científica no es visible.

8.   El consorcio no debe estar compuesto por gran número de socios si no está justificado. Es necesario que los agentes estén realmente implicados (no sólo se les ha de requerir para que faciliten su experiencia y conocimiento).

9.       El ámbito o campo de trabajo no está claro (importante).

10.   Los Objetivos son poco ambiciosos.

11.   No se recogen los objetivos de la convocatoria (topic).

12.   Indicadores: les falta propósito, quién los va a utilizar y para qué.

13.   Los conceptos no son innovadores (sin valor añadido europeo).

14.   Dificultades para entender la implementación del proyecto.

15.  Carencia de implementación cercana y vínculo entre socios: encuentros de trabajo (Workshops), trabajo de campo y trabajo de oficina.

16.  No incluimos un plan de contingencias (debe considerarse SIEMPRE cómo actuar frente a riesgos e imprevistos ).

17.   No nos explicamos bien. Carencia de máximo grado de detalle en las tareas.

18.   El cronograma no es apropiado. Por ejemplo, el tiempo de ejecución superior al permitido en la convocatoria o no se adapta al número de tareas a realizar.

19.   El presupuesto es excesivo.

20. Falta de VISIÓN INTEGRADORA DE DISTINTAS DISCIPLINAS. Existen vacíos entre los vínculos interdisciplinares (por ejemplo, en un Proyecto denominado “Seguridad, Arquitectura y Bosque” no mostramos el vínculo entre los los riesgos ambientales, el diseño paisajístico y los servicios ecosistémicos).

21.   Existe duplicación de esfuerzos (por ejemplo, estudiar un tema que no aporta valor añadido, ya ha sido estudiado).

22. Si se hace referencia a un aspecto productivo que va a cambiar de alguna manera, es IMPRESCINDIBLE identificar a los beneficiados y perdedores en el nuevo sistema.

23.   Es FUNDAMENTAL identificar a usuarios y agentes finales. PROPUESTA PRÁCTICA.

24.   No se cuantifican los recursos o entradas (inputs) ni los productos o salidas (outputs).

25.   Los outputs no son relevantes.

26.   Estructura de gestión del proyecto es genérica, no se adapta al proyecto. Debe estar descrita amplia y adecuadamente (ESQUEMAS): 

o   Gestión del día a día (herramientas de trabajo) incluyendo vínculos con stakeholders.

o   Involucrar agentes

o   Grupo de seguimiento

o   Procedimientos de control de la calidad

o   Gestión de riesgos

27.    La composición de cada elemento de gestión no está descrita. No basta el esquema anterior. Hay que indicar el rol de todos y no deben solaparse las mismas competencias.

28.   Un encuentro por año entre los responsables es muy muy poco.

29. Falta de análisis de las cuestiones económicas, sociales, resolución de conflictos políticas y gobernanza en profundidad.

30.    Las relaciones personal/tiempo de trabajo excesivo (duplicación de esfuerzos).

31.   Ambigüedad en fuentes y cantidad de datos  (falta diversidad de  los casos de estudio). Clarificar al máximo este punto.

32.   No hay multidisciplinariedad.

33.   Plan de diseminación y explotación de resultados no es convincente.

34.   Plan de diseminación no está bien documentado, hay que indicar cómo llega al usuario final. Por ejemplo, si el formato de diseminación es multimedia, hay que tener claro que los usuarios finales deben contar con los recursos mínimos necesarios para poder visualizarlos).

35.   No sólo papers y/o publicaciones científicas (hay que proponer deliverables que tengan valor práctico). No sobrepasar un número determinado de productos (50 publicaciones pueden ser demasiados).

36.   La divulgación pública no debe de ser irreal con la interfaz ciencia-sociedad.

37.   Resulta necesario involucrar a ONGs para la mejor aceptación por parte de un público amplio.

38.   No cumplimos alguna de las bases (documentación, localización del proyecto fuera de la comarca de actuación, etc).

39.   No responde a las prioridades de la medida o de la convocatoria.

40.   No cumple los requisitos exigibles por la medida y/o de elegibilidad.