¿Qué es un Proyecto?
Un proyecto habitualmente se define como, <<un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, destinadas a lograr un objetivo específico con unos recursos limitados acordados>>.
Otra definición factible es: <<Un proyecto es un esfuerzo temporal acometido para crear un único servicio o producto>>
La norma UNE-EN ISO 9001:2008 sobre “ Sistemas de gestión de la calidad“, lo define como <<Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas de inicio y finalización, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos específicos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos>>
Bajo una definición u otra, tenemos claro que los proyectos pueden tener diferentes magnitudes. Pueden ser simples actos sencillos, o bien adquirir una complejidad tal (p.ej. a la hora de participar en un proceso de financiación pública), que el proceso de gestión es crítico desde su preparación-redacción hasta su ejecución.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La norma UNE 66916:2003 sobre “Sistemas de gestión de la calidad” define la gestión de proyectos como la <<Planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un proyecto y la motivación de todos aquéllos que están involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto >>
En torno a la gestión de proyectos, existen en el mercado numerosas metodologías (por ejemplo PMBOK, PRINCE2, normas ISO 10006, UNE 66916 e ISO 21500) y diversas herramientas como por ejemplo, diagrama de PERT, diagrama de Gantt, etc. Estas metodologías y herramientas aportan conocimiento al mundo de los proyectos y de la gestión aunque tienen en común que nos explican EL QUÉ pero no EL CÓMO.
¿Y qué cualidades se requieren para desarrollar un proyecto?
En este módulo formativo vamos a trabajar algunos aspectos técnicos para desarrollar una correcta formulación así como determinadas pautas metodológicas que, básicamente, lo que nos van a aportar es una visión personal del cómo en la redacción de propuestas de proyectos (tabla 1).
<<Por regla general, las cualidades personales siempre suelen resultar muy útiles y positivas>>
Tabla 1: Cualidades personales en la preparación de proyectos
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CREATIVIDAD
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Tener buenas ideas es probablemente más difícil que encontrar recursos financieros o personas para desarrollarlas.
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SENSIBILIDAD
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No todos disponemos de la sensibilidad adecuada para percibir, orientar (definir) y tratar los problemas ambientales así como los diferentes actores o partes implicadas en la preparación de una propuesta de proyecto.
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SOCIABILIDAD
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Un proyecto exige una importante carga de trabajo y relacionarnos con otras personas. La empatía con las personas juega un papel fundamental en la preparación de una propuesta. Sorprendentemente es uno de los factores que menos se tiene en cuenta.
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FLEXIBILIDAD Y ESTABILIDAD
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En muchas ocasiones tenemos que resolver rápidamente imprevistos; la adaptación a los problemas que surjan no debe desviarnos de los objetivos iníciales, máximo en un proyecto financiado a través de una convocatoria pública dónde podríamos perder el objeto de la subvención si se produce un cambio sobre los objetivos financiados.
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CAPACIDAD PARA CREAR SINERGIAS
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Un proyecto tiene que intentar que una actividad permita el cumplimiento de varios objetivos a la vez.
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CAPACIDAD DE SÍNTESIS
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Uno de los principales problemas a la hora de redactar una propuesta es querer decirlo todo. Debemos tener la capacidad de quedarnos con las ideas principales de las cosas y poder resumir lo más posible, aunque… ¡ sabiendo marcar la diferencia ¡
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Un proyecto tiene una estructura básica (tabla 2): título, problema o antecedentes, justificación, objetivos, principales impactos, descripción y desarrollo de la propuesta, organización metodológica, cronograma de actividades, recursos, financiamiento, resultados, fuentes de información y anexos.
<<Un proyecto se centra exclusivamente en dos elementos: las actividades y los recursos>>.
· Las actividades son las acciones que tenemos que ejecutar para llegar en su conjunto a un fin acordado (nuestro objetivo). En este sentido, importa el orden en el que realizamos las actividades por lo que influye el método (el cómo), el tiempo y el coste de cada actividad.
· Los recursos, son los elementos que utilizamos para ejecutar las actividades. Hablamos de recursos materiales (bases de datos, ordenadores, infraestructuras, etc.) y de recursos humanos (personal). Los recursos deben siempre asociarse a las actividades, al presupuesto y al cronograma por lo son elementos limitantes en la ejecución.
Veamos un caso real.
Las convocatorias de la Fundación Biodiversidad (de ámbito nacional), disponen que inicialmente se presente un documento de contenidos mínimos que denominan “el marco lógico del proyecto[1]”. El marco lógico incluye los objetivos generales, los objetivos específicos, los resultados esperados y el plan de actividades. Para cada uno de estos apartados se solicita los indicadores que permitan medir o cuantificar los resultados, las fuentes de información en relación a los indicadores a utilizar y las limitaciones o puntos críticos.
Posteriormente, para los proyectos pre-seleccionados, se solicita una memoria con los datos que conforman la:
· Adecuación y viabilidad técnica del proyecto
· La viabilidad económica
· La viabilidad ambiental y social
Estos últimos tres puntos vienen a ser lo que en la gestión se denomina el análisis de riesgos (en este caso técnicos, económicos, ambientales y sociales).
En otras convocatorias simplemente hacen referencia al marco teórico y el marco metodológico.
*Marco teórico / Andamiaje conceptual
El diseño teórico o marco teórico, es una ampliación de la descripción del problema y engloba el planteamiento del problema, los antecedentes, la elaboración de la hipótesis de trabajo y la identificación de las variables en torno a la que se formula la hipótesis. Es un compendio de todos los apartados dónde además se puede incluir sugerencias de actuación.
*Marco metodológico / Encuadre metodológico
La metodología o marco metodológico se centra en los apartados de:
· Organización secuencial (cronograma)
· Resumen de responsabilidades
· Diseño de técnicas (recolección de información, análisis, guías de trabajo, etc)
· Programación y objetivos
· Fases de realización del proyecto
Sea como fuere, y a modo de conclusión, la estructura para la presentación de un proyecto a una convocatoria pública de financiación viene condicionada por los apartados indicados la tabla 2, que en su totalidad, dispuestos en un orden u otro, van a aportar la información mínimamente exigible en cualquier convocatoria.
Tabla 2:Estructura básica de una propuesta de proyecto
MEMORIA
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TEMÁTICA
· Palabras clave
· Introducción
· Objetivos
· Justificación
· Limitaciones (indicadores)
MARCO CONCEPTUAL O DE REFERENCIA
· Antecedentes
· Planteamiento del problema
· Hipótesis de trabajo (identificación de las variables)
· Resultados esperados (principales impactos)
MARCO METODOLÓGICO
· Plan de actividades
· Fases de realización del proyecto (organización secuencial)
· Resumen de responsabilidades
· Diseño de técnicas (recolección de información, análisis, guías de trabajo, etc)
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
· Recursos humanos y materiales
· Presupuesto
· Cronograma
OTROS
· Anexos
· Fuentes de información (bibliografía)
· Glosario de términos y acrónimos
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PLANES Y PRESUPUESTOS
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[1] El Enfoque de Marco Lógico (EML) es una metodología participativa para la elaboración de proyectos que trabaja los proyectos como un ciclo, diferenciando varias fases en el mismo: identificación; diseño/ formulación; ejecución y seguimiento; y evaluación.
