En todo proyecto es condición necesaria generar un cronograma financiero que cubra el gasto estimado durante su desarrollo. La asignación de los recursos financieros, es el último paso una vez las acciones del proyecto están ordenadas cronológicamente. Habitualmente esta información se presenta en un plan de gastos anual, en función de los siguientes epígrafes de gastos:
1. Costes de personal
2. Desplazamientos
3. Asistencia externa
4. Consumibles (material fungible)
5. Infraestructuras/ bienes de equipo/ prototipos
6. Compra/alquiler de tierras
7. Otros costes
8. Gastos generales
Pero, eso son gastos directos... ¿y los indirectos?
Los gastos indirectos corresponden a los servicios complementarios que se originan como resultado de la ejecución del proyecto pero que no pueden imputarse directamente al mismo o no pueden identificarse como generados directamente. Sin estos gastos no se podría ejecutar el proyecto.
Por ejemplo:
1. Amortización de bienes no imputables directamente a ningún proyecto
2. Alquileres
3. Teléfono
4. Suministro de agua
5. Suministro de energía eléctrica
6. Etc.
"Tanto para gastos directos como indirectos, los costes autorizados por una convocatoria son aquellos denominados como “costes elegibles”
Debemos prestar mucha atención a las bases reguladoras, a la convocatoria e incluso a la propia resolución de concesión de un proyecto ya que, con mucha frecuencia, no se permite (y además en un sentido estricto) la imputación de costes como material de oficina, reparaciones y operaciones de mantenimiento, etc.. Ni como costes directos ni como indirectos.
¿Cómo se calculan los costes indirectos?
"- Presento mi factura de móvil y ya está....porque el fijo de la oficina casi que ni lo uso...." Mejor sigamos leyendo....
Estimación de los costes indirectos
Por norma general, los costes indirectos se
calculan sobre el total de costes directos. En la mayoría de las convocatorias
los costes indirectos representan un porcentaje fijo que implican un máximo de
gastos a justificar. Los gastos deberán ser efectivos, demostrables y
tener relación directa con el proyecto.
Una forma sencilla para el cálculo de los
costes indirectos es:
¿Y si tenenmos muchos proyectos?
"El de administración (de oficina) que no participa en la ejecución de las tareas del proyecto, es un gasto indirecto. También las reparaciones y también los suministros. Esas tres categorías son las principales en nuestro ejemplo".
Paso 0: Calcular el total de gastos indirectos incurridos en la empresa en el periodo del proyecto. En este ejemplo tenemos un total de 42.699.802,02 euros. Por supuesto, ese no es todo el gasto indirecto que podemos imputar....aunque ya nos gustaría...
Paso 1: Calcular el porcentaje sobre el total de cada gasto indirecto. En nuestro ejemplo tenemos: 3,29% en reparaciones; 33,96% en suministros y 62,73% en personal de oficina.
Paso 2: Calcular el total permitido a justificar con cargo al proyecto. En nuestro ejemplo tenemos un valor del 20% . O sea, 8.539.960, 41 euros.
Paso 3: Averiguar cuantos proyectos tengo en ese mismo periodo. Ups, han sido 282 proyectos.
Paso 4: Calcular cuanto del 20% del total de costes indirectos puedo atribuir a un sólo proyecto. O sea, divido 8.539.960, 41 entre 282. Esto es un total de 30.283, 55 euros.
Paso 5: Calcular cuánto corresponde a cada epígrafe de gasto indirecto en función a los porcentajes calculados en el paso 1. Del total de los 30.283,55 euros corresponden:
a-. 996, 33 euros a justificar en reparaciones b-. 10.290,35 euros en suministros c-. 18.996,87 euros en personal de oficina 
Cualquier duda o sugerencia de artículo en gestión de proyectos, por favor no dudes en escribirme.
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