Plan de actividades
Un método sencillo para elaborar un plan de
trabajo sobre las actividades es organizar la información recopilada sobre lo
que se desea hacer en una secuencia jerarquizada (tabla 6): comenzamos por el objetivo, después pasamos a los resultados que contribuyen a la
consecución de dicho objetivo y, por último, a las tareas o actividades que permitirán lograr los resultados.
Sobre el mismo esquema metodológico se
puede determinar los hitos, los responsables de la acción y la fecha de inicio
y finalización.
<<El diseño del plan de actividades es
un paso MUY IMPORTANTE y requiere una profunda reflexión, ya que las
modificaciones con posterioridad a la concesión de un proyecto son muy
difíciles de justificar>>.
Tabla 6: Estructuración de un plan de trabajo
estándar
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|||||||
Objetivo
|
Resultado
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Acción
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Actividad
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Hito
|
Responsa-ble
|
Fecha
|
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Inicio
|
Fin
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Resulta conveniente en este punto del programa dedicar un momento a repasar algunas definiciones conceptuales en relación a los términos que empezamos a manejar: proyecto, plan, plan de actividades, acciones, actividades, tareas, hitos y cronograma.
Definiciones
Proyecto. Un proyecto, visto como un proceso, es la
planificación de un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas
y coordinadas, y que se van a desarrollar bajo un objetivo común.
Planificación. La planificación o
el planeamiento, es el proceso metódico diseñado para obtener ese objetivo determinado,
en este caso nuestra idea de proyecto.
Plan. El plan, es la intención o el proyecto escrito. Debe establecer
claramente los recursos que servirán de apoyo al cumplimiento y la forma en que
esos recursos se materializaran.
Plan de acciones. El plan
de acciones, es por tanto, dónde se
definen los trabajos o acciones a
realizar dentro del proyecto. Un plan de acción no está completo si solamente
se define quienes serán los responsables de la ejecución de las actividades
propuestas .
Acciones. El concepto
de acción se refiere a realizar algo o bien a la
consecuencia de esa actividad (el resultado de hacer). Es el resultado de dividir
el proyecto en paquetes de trabajo, ya que permite descomponer en partes
claramente identificables. Cada una de estas partes puede descomponerse en
actividades o tareas a realizar, independientes entre sí.
Actividades o tareas. Las actividades o
tareas, es el trabajo que debe hacerse en tiempo limitado. Una acción se puede
dividir en diferentes actividades. En ocasiones a las actividades englobadas
dentro de una acción se las denomina subacciones.
Las actividades deben tener las siguientes características:
1.
Ser mensurables (medibles) en términos de
tiempo, recursos, esfuerzo y coste
2.
Tener un producto final como resultado
3.
Tener un comienzo y un fin claro
4.
Ser responsabilidad de una sola persona
La información que
necesitamos de cada actividad podemos resumirla como sigue:
5.
Descripción de la tarea
6.
Inputs o pre-condiciones necesarios
7.
Requerimientos de recursos con costes
8.
Tiempo estimado
9.
Indicadores de seguimiento o cumplimiento
Hitos. Los hitos pueden ser definidos
como actividades de duración nula (0
horas). Indican fechas o puntos dentro del proyecto que se han de tener en
especial consideración, por ejemplo entrega de informes. Los hitos se utilizan
como marcadores de seguimiento o puntos de control.
Cronograma
de Actividades. Todos
los planes de acción contienen un cronograma detallado de las actividades, que
muestre las principales tareas y sus
asignaciones (responsables) así como su
tiempo de cumplimiento
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