Enfoque técnico en la redacción de una estructura estándar de proyecto

La planificación es la parte del proyecto que permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos, costes y recursos[1].   

El proceso de planificación requiere de un conjunto de acciones (Higalgo et al 2002):

1.       Efectuar estudios de viabilidad
2.       Preparar memoria
3.       Desarrollar planes y presupuestos
4.       Asignar tareas
5.       Establecer claras exigencias para los miembros del equipo
6.       Supervisar y controlar

En la planificación un proyecto es importante cómo elaborarlos en contenido y cómo articularlos estructuralmente pero  también debemos de disponer de un lenguaje técnico preciso.

La información escrita no debe manifestar ni transmitir sentimientos ni emociones. Sólo apreciaciones basadas en datos fiables de la realidad, es decir, información objetiva. En este sentido, el actual marco de financiación europeo hace especial hincapié en una correcta preparación de las propuestas ya que serán revisadas de forma exhaustiva por parte de los evaluadores. 

<<Un proyecto escrito cualquiera, para ser leído con facilidad por parte de un evaluador debe estar estructurado y además utilizar un lenguaje técnico y no coloquial>>

Estructura básica de una propuesta de proyecto (Tabla 1):

Basándonos en la estructura de la tabla 1, en esta  sección vamos a trabajar con el lenguaje técnico y los contenidos básicos a incluir en cada uno de los apartados así como sus posibles adaptaciones a contenidos transversales.


A-.MEMORIA

TEMÁTICA

·         Título descriptivo del proyecto

·         Palabras clave

·         Introducción

·         Objetivos

·         Justificación

·         Limitaciones (indicadores)

MARCO CONCEPTUAL O DE REFERENCIA

·         Antecedentes

·         Planteamiento del problema

·         Hipótesis de trabajo (identificación de las variables)

·         Resultados esperados (principales impactos)



B-. PLANES Y PRESUPUESTOS

MARCO METODOLÓGICO

·         Plan de actividades

·         Fases de realización del proyecto (organización secuencial)

·         Resumen de responsabilidades

·         Diseño de técnicas (recolección de información, análisis, guías de trabajo, etc)

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

·         Recursos humanos y materiales

·         Presupuesto

·         Cronograma

OTROS

·         Anexos

·         Fuentes de información (bibliografía)

·         Glosario de términos y acrónimos

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Nota [1]  En el mercado encontramos también software libre orientado a la gestión de proyectos:

·         Task and Time Tracker. Gestor de tareas, tiempo y costes

·         Bon Time. Gestor de tiempos para tareas y proyectos

En la planificación, la información se presenta en forma de diagramas que reflejan visualmente la relación entre tiempo y carga de trabajo.  Los más habituales son los diagramas de GANTT y de PERT.

·         El diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt se usa para representar por medio de barras las actividades con larga duración (calendario). En las viajas se colocan las actividades y en las columnas la distribución temporal. Si reescribimos sobre él durante la ejecución, el sombreado en la barra podría indicar el % realizado de la misma. Es un diagrama fácil de entender y sencillo aunque por otro lado, no permite ver la interconexión entre actividades por lo que no permite hacer un seguimiento de los puntos críticos (o actividades críticas) durante la ejecución.

·         El diagrama de Pertt

Los diagramas de Pertt son representaciones de sucesos o eventos en forma de red. Como sucesos entendemos a las tareas o actividades así como a los hitos. La representación gráfica permite ver la interconexión de las actividades así como calcular los tiempos de ejecución de forma sencilla (sobre todo en actividades cuya duración es una incertidumbre). Permite, por tanto, discriminar las actividades críticas que limitan la duración del proyecto. En relación a los hitos, aunque éstos no tienen una duración ni consumen recursos, se puede utilizar el diagrama como metas.

El problema más habitual de este tipo de diagramas es que no siempre son fáciles de interpretar y desarrollar.